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Versão 1.2 Atualizado em 20/09/2026

Termos de Uso do RomaChat

Versão: 1.2
Última atualização: 20/09/2026
Nova aceitação obrigatória em mudanças materiais: Sim

Estes Termos foram escritos a partir do funcionamento atual do RomaChat. Este documento, sozinho, não garante conformidade legal: ele faz parte de um programa de conformidade que inclui a Política de Privacidade, a Política de Cookies, a Política de Cancelamento e Reembolso e o Anexo de Tratamento de Dados (DPA).

1. Quem somos e do que tratam estes Termos

O RomaChat é uma plataforma online (software como serviço, ou SaaS) de atendimento comercial pelo WhatsApp, oferecida ("RomaChat", "nós"). Estes Termos regulam o uso da plataforma pela pessoa ou empresa que cria uma conta ("Contratante", "você") e pelos usuários que ela cadastra.

O RomaChat não vende produtos ou serviços aos clientes do Contratante e não participa da relação comercial entre o Contratante e os seus clientes. Ele fornece as ferramentas para que o Contratante atenda, faça orçamentos, registre pedidos, cobre e acompanhe entregas.

2. Definições

3. Aceitação e contratação eletrônica

3.1. Ao criar a conta, o Contratante declara que leu e concorda com estes Termos, marcando a opção correspondente no cadastro. A Política de Privacidade é apresentada separadamente, e sua leitura é registrada em separado.

3.2. O RomaChat guarda o registro do aceite: usuário, documento, versão, conteúdo (por meio de uma impressão digital do texto), data, hora e origem, e, quando necessário para comprovação, o endereço IP e o navegador. Isso serve para comprovar qual versão foi aceita.

3.3. Ao concluir o cadastro, o Contratante recebe a confirmação de que a conta foi criada.

4. Elegibilidade e cadastro

4.1. A plataforma é destinada a empresas e profissionais. O Contratante declara ter capacidade civil e poderes para contratar em nome da empresa que representa.

4.2. O Contratante deve informar dados verdadeiros e completos e mantê-los atualizados. O RomaChat pode pedir a confirmação de dados para proteger a plataforma.

4.3. Consumidores. Quando o Contratante contratar como destinatário final do serviço (por exemplo, pessoa física ou microempreendedor que usa o RomaChat sem finalidade de revenda ou insumo), aplicam-se também as regras do Código de Defesa do Consumidor, que prevalecem sobre qualquer disposição destes Termos que seja com elas incompatível.

5. Conta, credenciais e usuários

5.1. Cada usuário tem seu próprio acesso por e-mail e senha. As senhas são guardadas de forma protegida (com derivação criptográfica e sal), e o RomaChat não tem acesso à senha em texto aberto.

5.2. O Contratante é responsável por guardar as credenciais, por não compartilhá-las e por cadastrar apenas pessoas autorizadas. Toda ação feita com as credenciais de um usuário é considerada praticada por ele, salvo prova de acesso indevido comunicado sem demora ao RomaChat.

5.3. O Administrador da conta define as permissões dos demais usuários. O Contratante é responsável por conceder o mínimo de acesso necessário a cada pessoa e por desativar quem deixar a equipe.

5.4. A plataforma não oferece, hoje, autenticação em dois fatores. Recomendamos o uso de senhas fortes e exclusivas.

5.5. Você pode redefinir a senha pelo link enviado ao e-mail cadastrado, quando essa função estiver ativada na plataforma. O link vale por 1 hora e só pode ser usado uma vez.

6. Serviços oferecidos

6.1. Conforme o plano e o segmento da empresa, o RomaChat oferece: central de atendimento pelo WhatsApp com várias conexões, caixas e filas; atendimento por agente de inteligência artificial e transferência para atendente humano; catálogo de produtos; orçamentos com PDF; pedidos com etapas configuráveis; cobranças por Pix e cartão por meio de gateways de pagamento; entregas com rastreio; CRM e funil; automações; relatórios; equipe e permissões; notificações; integrações; e, conforme o segmento, módulos de educação (alunos, cursos, turmas e matrículas) e de suporte (tickets, SLA e base de conhecimento).

6.2. Alguns módulos podem estar em desenvolvimento ou desativados por padrão (por exemplo, marketing e Meta Ads). Recursos em desenvolvimento podem mudar ou ser descontinuados, sem que isso represente alteração do que foi contratado no plano.

6.3. O Contratante escolhe, na criação da conta, o segmento de atuação, e a plataforma habilita apenas os módulos correspondentes.

7. Planos, período de teste e limites

7.1. Os planos, os preços, a duração do período de teste e os limites de cada plano são os divulgados na página de planos e no cadastro no momento da contratação. Este documento não fixa valores.

7.2. O cadastro público pode iniciar um período de teste sem cobrança, com duração definida no plano escolhido. Ao final do teste, o acesso depende da contratação e do pagamento do plano.

7.3. Os limites do plano (por exemplo, conexões de WhatsApp, atendentes, produtos, conversas mensais e mensagens de IA) são aplicados pela plataforma. Ao atingi-los, o Contratante pode precisar mudar de plano.

8. Pagamento da assinatura do RomaChat

8.1. Ciclos. A assinatura pode ser mensal ou anual, conforme divulgado no momento da contratação. O plano anual é cobrado de uma só vez, com o desconto informado na página de planos.

8.2. Formas de pagamento. A assinatura é cobrada por meio de gateways de pagamento (Asaas ou Mercado Pago, conforme configurado na plataforma), por Pix avulso ou por cartão de crédito recorrente. O RomaChat não guarda o número do cartão em seu banco de dados.

8.3. Renovação.

8.4. Vigência da licença. Cada pagamento confirmado estende a licença por 30 dias (plano mensal) ou 365 dias (plano anual), somados ao período restante, quando houver. A mudança de plano é feita com a contratação do novo plano; não há cálculo proporcional (pró-rata) automático.

8.5. Inadimplência. Com a licença vencida, sem pagamento confirmado, o acesso às áreas operacionais é bloqueado e o Contratante consegue apenas acessar a licença e os pagamentos para regularizar. O RomaChat pode suspender a conta em caso de inadimplência ou de descumprimento destes Termos.

8.6. Alteração de preços. Alterações de preço serão comunicadas com antecedência razoável e valem para os ciclos futuros, sem afetar o período já pago.

8.7. Tributos. Os valores incluem ou não tributos conforme a proposta apresentada na contratação.

9. Cancelamento e reembolso

O cancelamento, o encerramento e os reembolsos seguem a Política de Cancelamento e Reembolso, que integra estes Termos. Os direitos previstos em lei, inclusive o direito de arrependimento do consumidor, prevalecem sobre qualquer regra comercial.

10. Uso permitido e proibido

10.1. O Contratante pode usar o RomaChat para atender e vender aos seus próprios clientes, de acordo com a lei e com estes Termos.

10.2. É proibido:
a) usar a plataforma para spam, mensagens em massa sem permissão do destinatário, golpes, fraude ou qualquer atividade ilegal;
b) enviar conteúdo ilícito, ofensivo, discriminatório, que viole direitos de terceiros ou que infrinja regras do WhatsApp e de outras plataformas;
c) tentar acessar dados de outros Contratantes, burlar limites do plano, testar vulnerabilidades sem autorização ou sobrecarregar a plataforma;
d) copiar, revender, sublicenciar ou fazer engenharia reversa da plataforma, salvo nos limites da lei;
e) cadastrar dados de terceiros sem ter base legal para tratá-los.

10.3. O RomaChat pode limitar, suspender ou encerrar o acesso, de forma proporcional, quando houver violação, risco à segurança ou ordem de autoridade, buscando avisar o Contratante, salvo quando isso for inadequado.

11. Conexão com o WhatsApp e outros canais

11.1. A conexão com o WhatsApp é feita por meio de um componente de conexão de terceiros, operado pelo RomaChat, que usa o mecanismo de sessão do WhatsApp Web. Ela não é a API oficial do WhatsApp Business, e o RomaChat não tem vínculo, patrocínio ou aprovação da Meta ou do WhatsApp.

11.2. Por isso, o WhatsApp ou a Meta podem, a qualquer momento e por critérios próprios, limitar, bloquear ou banir números conectados, interromper a conexão ou mudar suas regras. O RomaChat não controla essas decisões e não garante a continuidade da conexão com o WhatsApp. O Contratante é responsável por usar o canal em conformidade com as políticas do WhatsApp, incluindo a obtenção de permissão dos destinatários e a não realização de envios em massa não solicitados.

11.3. Mensagens de grupos são ignoradas por padrão.

11.4. A plataforma pode ler, a partir do número conectado, contatos e conversas existentes para cadastrá-los no atendimento, incluindo nome de agenda ou de perfil e foto de perfil, quando o Contratante usa a função de importação. O Contratante é responsável por ter base legal para esse uso.

12. Inteligência artificial e automações

12.1. O RomaChat oferece um agente de IA que responde mensagens de clientes finais. O Contratante configura o agente: personalidade, tom, regras, permissões (por exemplo, se pode oferecer descontos e até quanto), etapas do atendimento e critérios de transferência para um atendente humano.

12.2. Provedores de IA. O Contratante escolhe o provedor e o modelo entre os disponíveis (Groq, OpenAI, Claude, Google Gemini, Ollama local ou um endpoint compatível com a OpenAI). Os provedores podem operar fora do Brasil. Para cada resposta, a plataforma envia ao provedor: as instruções configuradas, um resumo do catálogo, o estado do orçamento e do pedido, as últimas mensagens da conversa (o número é configurável) e, quando o provedor suporta imagens, a imagem enviada pelo cliente final. Áudios não são enviados à IA. Ver a Política de Privacidade.

12.3. Limitações. A IA é um sistema automatizado que gera texto e pode errar, ser imprecisa, interpretar mal ou responder de forma incompleta, e as respostas variam entre provedores e modelos. Por isso:
a) preços, estoque, cálculos de orçamento e valores de entrega são consultados e calculados pelo sistema a partir dos cadastros do Contratante, e não devem ser inventados pela IA;
b) o Contratante deve manter o catálogo, os preços, a disponibilidade, as regras comerciais e as informações passadas ao consumidor corretos e atualizados;
c) o Contratante deve revisar periodicamente as conversas, ajustar as regras e manter atendentes humanos disponíveis para assumir a conversa.

12.4. Responsabilidade pelas informações ao consumidor. O Contratante é o fornecedor perante os seus clientes e responde por preços, ofertas, prazos, disponibilidade, entrega e pelas informações prestadas ao consumidor, inclusive quando geradas pelo agente que ele configurou. O RomaChat responde pelo funcionamento da plataforma, nos termos da seção 19.

12.5. O cliente final pode pedir para falar com uma pessoa. O Contratante deve manter esse canal humano disponível.

13. Pagamentos dos clientes finais do Contratante

13.1. O RomaChat não recebe, guarda, custodia nem repassa o dinheiro pago pelos clientes finais, não mantém saldo ou carteira e não é instituição de pagamento nem intermediador financeiro. A plataforma gera cobranças na conta do próprio Contratante: (a) em gateway que ele contrata e conecta (Asaas ou Mercado Pago); (b) por Pix com a chave do próprio Contratante, quando a plataforma gera o código Pix Copia e Cola e o QR Code, e o Contratante confirma o recebimento; ou (c) por dinheiro na entrega, que é apenas registrado.

13.2. A cobrança por cartão de clientes finais é feita em página segura do gateway, por link. A plataforma não coleta nem guarda o número do cartão do cliente final.

13.3. O Contratante é o único responsável pela relação com o gateway (contrato, tarifas, chargebacks, estornos e disputas), pela conferência dos valores recebidos, pela emissão de documentos fiscais e pelos tributos das suas vendas. A plataforma não emite nota fiscal das vendas do Contratante.

13.4. A plataforma registra o status recebido do gateway por webhook ou consulta. Atrasos ou divergências do gateway podem gerar diferenças temporárias de status.

14. Orçamentos, pedidos e entregas

14.1. Orçamentos, pedidos, etapas e entregas são registros de gestão do Contratante. O Contratante é responsável por produtos, prazos, políticas de troca e devolução, entrega e atendimento ao cliente final.

14.2. O recurso de entrega pode usar endereços, taxas por região, links públicos de rastreio para o cliente e link para o entregador. Ao abrir o link, o entregador pode ser solicitado a compartilhar a localização do aparelho. O Contratante deve informar ao entregador e ao cliente sobre esse uso.

14.3. Os links de entrega e de avaliação de atendimento funcionam por meio de um código longo e difícil de adivinhar, sem login. Quem tiver o link pode acessá-lo. O Contratante deve enviar os links apenas às pessoas certas.

15. Responsabilidades do Contratante sobre os dados

15.1. O Contratante é o responsável pelo Conteúdo do Contratante e pelas informações de seus clientes finais, contatos, leads, alunos, responsáveis e demais pessoas cujos dados ele inserir ou receber pela plataforma.

15.2. Em relação a esses dados, o Contratante é, em regra, o controlador, e o RomaChat atua como operador, seguindo as instruções documentadas no Anexo de Tratamento de Dados (DPA). O Contratante deve ter base legal para os tratamentos, dar as informações exigidas aos titulares e atender aos pedidos deles.

15.3. Dados de crianças e adolescentes e dados sensíveis. O RomaChat não é direcionado a crianças e não coleta dados sensíveis de forma intencional. Contratantes dos segmentos de educação, saúde ou outros que tratem dados de menores ou dados sensíveis (por exemplo, dados de saúde) respondem por ter a base legal e o consentimento específico exigidos e por adotar as cautelas adicionais aplicáveis.

16. Propriedade intelectual e licença

16.1. O RomaChat, seu código, marca, layout e documentação pertencem ao RomaChat ou a seus licenciadores. O Contratante recebe uma licença limitada, não exclusiva, intransferível e revogável para usar a plataforma durante a vigência do plano, para uso próprio.

16.2. O Conteúdo do Contratante pertence ao Contratante. O Contratante autoriza o RomaChat a tratá-lo apenas na medida necessária para prestar o serviço, incluindo o processamento técnico (armazenamento, envio de mensagens, chamadas a provedores de IA, gateways e outros serviços integrados que ele ativar), e para cumprir obrigações legais.

17. Confidencialidade

Cada parte deve manter em sigilo as informações confidenciais da outra a que tiver acesso e usá-las apenas para a execução do contrato. A equipe do RomaChat não acessa o conteúdo das conversas do Contratante para outros fins que não suporte técnico, segurança, investigação de violação destes Termos, cumprimento de ordem legal ou autorização do Contratante. Para diagnóstico da fila de envio, o painel administrativo mostra à equipe autorizada, de todas as empresas, o nome e o telefone do contato e uma prévia do texto das mensagens enviadas. Esse acesso é restrito e usado apenas para suporte e segurança.

18. Proteção de dados

O tratamento de dados pessoais segue a Política de Privacidade (dados do Contratante e dos usuários, em que o RomaChat é controlador) e o DPA (dados dos clientes finais do Contratante, em que o RomaChat atua como operador), conforme a Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018).

19. Disponibilidade, manutenção, segurança e backup

19.1. O RomaChat busca manter a plataforma disponível e segura, mas não garante funcionamento ininterrupto nem ausência de erros. Não há, neste documento, compromisso de disponibilidade percentual (SLA).

19.2. Manutenções programadas ou emergenciais podem interromper temporariamente o serviço. Quando possível, haverá aviso.

19.3. O RomaChat adota medidas de segurança descritas no DPA. Nenhuma medida elimina totalmente o risco. Em caso de incidente com risco relevante, o RomaChat comunicará conforme a lei.

19.4. Backups. O Contratante deve manter suas próprias cópias das informações críticas, como o catálogo e os documentos.

19.5. Serviços de terceiros integrados (WhatsApp, gateways, provedores de IA, mapas, e-mail) têm regras e disponibilidade próprias, fora do controle do RomaChat.

20. Suspensão e encerramento

20.1. O Contratante pode pedir o cancelamento conforme a Política de Cancelamento e Reembolso.

20.2. O RomaChat pode suspender ou encerrar a conta nos casos da seção 10.3 e por inadimplência.

20.3. Exportação e exclusão. Hoje a plataforma permite exportar o catálogo (planilha XLSX) e gerar orçamentos em PDF. Não há, ainda, exportação completa e automática de todos os dados. O Contratante pode pedir a exportação e a exclusão dos dados pelos canais indicados. Os prazos de guarda após o encerramento e de eliminação estão na Política de Privacidade e no DPA.

21. Limitação de responsabilidade

21.1. O RomaChat responde pelos danos que causar por falha na prestação do serviço, nos termos da lei. Nada nestes Termos exclui ou reduz responsabilidades que a lei não permite excluir ou reduzir, em especial as previstas no Código de Defesa do Consumidor, nem a responsabilidade por dolo ou culpa grave.

21.2. Nos limites permitidos em lei, e em relações não regidas pelo Código de Defesa do Consumidor, a responsabilidade do RomaChat fica limitada aos danos diretos comprovados. Não respondemos por lucros cessantes ou danos indiretos, salvo quando a lei impuser.

21.3. O RomaChat não responde por bloqueios de números pelo WhatsApp, falhas de gateways ou provedores de terceiros, ou uso da plataforma em desacordo com estes Termos, sem prejuízo dos direitos do consumidor.

22. Caso fortuito e força maior

Nenhuma das partes responde por descumprimento decorrente de caso fortuito ou força maior, nos termos do Código Civil.

23. Alterações destes Termos

23.1. Estes Termos podem ser atualizados. Cada versão tem número e data. Alterações materiais (que afetem direitos, preços, tratamento de dados ou responsabilidades) serão avisadas com antecedência razoável e poderão exigir novo aceite. Correções e ajustes que não alteram direitos não exigem novo aceite.

23.2. As versões anteriores e os aceites são conservados para consulta e comprovação.

24. Comunicações

Comunicamos por e-mail cadastrado, por avisos na plataforma e pelas notificações. O Contratante deve manter o e-mail atualizado. O canal de suporte é informado na plataforma e nos e-mails do RomaChat.

25. Lei aplicável e foro

25.1. Estes Termos são regidos pela lei brasileira.

25.2. Será competente o foro determinado pela lei. Quando o Contratante for consumidor, ele poderá propor a ação no foro do seu domicílio.

25.3. Antes de qualquer ação, as partes procurarão resolver a controvérsia por contato direto pelos canais de suporte.

26. Contato